A Mobil Pénzügyi Asszisztens vállalkozóknak és könyvelőknek is hatalmas segítséget jelent, hiszen számtalan funkciójával megkönnyíti a vállalkozások mindennapi ügyintézését. Rengeteg időt és még pénzt is meg lehet takarítani a használatával. Bármikor nyomon követhetők a kiadások és a bevételek is, és a számlákat is villámsebesen ki lehet vele egyenlíteni.
Mire képes az OTPebiz?
Bárhol és bármilyen eszközről elérhető a felület. A bejövő számlák kifizethetők átutalással. A szállítói számlákat pár kattintás mellett ki lehet fizetni, nem kell belépni az internetbank felületre sem. A gördülékeny ügyintézést garantálja ez a rendszer, hiszen a kifizetések, a bevételek és a különféle tranzakciók mind nyomon követhetők egyetlen kezelőfelületen. A rendszer képes azonnali értesítéseket küldeni a pénzügyekről és egyetlen felületen lehet a kapcsolatot tartani a beszállítókkal, a könyvelővel és a vevőkkel is.
Az OTPebiz rendszer a vezetőknek is nagy segítséget nyújt, hiszen folyamatosan ráláthatnak arra, hogy a vállalkozás pénzügyei hogyan alakulnak. Megtörténnek-e időben az utalások és milyen egyenleg látható éppen a céges számlán. Ugyanitt nyomon követhető a kiállított számlák is. Könyvelőknek is nagyon fontos lehet ez a felület és tényleg megkönnyíti a napi munkát, hiszen nem kell az ügyfelekkel sem személyesen találkozni annak érdekében, hogy havonta eladják a számlákat.
Egy adózási időszakban nagyon sok idő elmehet arra, hogy a számlák begyűjtésre kerüljenek. A cégek tulajdonosai a cég pénzügyi helyzetére rálátással rendelkeznek, így mindig tudják, hogy milyen bevételekre és mekkora kiadásokra számíthatnak.
Hogyan lehet regisztrálni?
Az OTPebiznél egy regisztráció szükséges, amellyel a rendszert használatba lehet venni. Néhány egyszerű lépésben már létre is lehet hozni a felhasználói fiókot. A szükséges adatok kitöltése után már készen is áll a fiók a használatra. A regisztráció előtt a legfontosabb feladat, hogy az OTP-nél hozzunk létre egy előfizetői szerződést. Az ingyenes regisztrációnál szükség lesz a felhasználónévre, névre, telefonszámra, az email címre és a jelszóra. Az adatkezelési szabályzat elfogadása után lehet csak a rendszerben tovább lépni. Ezután már létre is hoztuk a felhasználói profilt.
Bejelentkezés után azonnal hozzá lehet adni a vállalkozás adatait. A cég név megadásával kell kezdeni. hatalmas könnyebbséget jelent, hogy az OPTEN céginformációs rendszerrel van összekapcsolva a felület és ennek segítségével az alap adatokat automatikusan beolvassa. Nem kell külön-külön minden adatot kitölteni. Továbblépés után a cégprofilt lehet beállítani. Ezután a profilt össze is lehet kapcsolni az OTP-s bankszámlával. Itt az OTP direkt azonosítóra lesz szükség valamint a számlaszámra és a jelszóra. A regisztráció végén lehetőség nyílik kollégák meghívására is a rendszerbe. Ide természetesen a könyvelőket is lehet csatlakoztatni.
A cégbeállítások menüpont alatt a felhasználókra kattintva bármikor hozzá lehet adni operatív vezetőket, könyvelőket, vezető beosztású munkatársakat. A meghívott nevét kell megadni, az email címet és a jogosultságot. Vezető, könyvelő, operatív és egyéni beállítások közül választhatunk az OTPebiz-rendszerben. A meghívottak email-t kapnak, amelynek segítségével már ők is csatlakozhatnak a rendszerhez. Amint regisztráltak a rendszerben erről mi tulajdonosok is értesítést kapunk.
Számlák kiállítása és befogadása OTPebiz-számlázóban
Az OTPebiz-számlázó segít, hogy akár 40 másodperc alatt is létrehozzunk egy számlát. Választhatunk, hogy elektronikus vagy éppen papír formátumú számlát szeretnénk készíteni. A rendszer segítségével kiállított összes számla a jogszabályoknak megfelelően kerül kiállításra. Lehetőségünk van kiválasztani, hogy számlát vagy díjbekérőt szeretnénk kiállítani.
A saját cégünk adatait automatikusan tartalmazza, így azt nem szükséges kitölteni. A bankszámlaszám kiválasztása után a partner adatokat kell megadni. Itt elég a cég nevét jelölni, hiszen a rendszer a többi adatot automatikusan kitölti. Teljesítési dátumot, fizetési határidőt, és a számlázandó tételeket szükséges megadni. Végül csak el kell készíteni a számlát egyetlen gombnyomással. Az elkészült számla letölthető, kinyomtatható vagy e-mailben is elküldhető. Az elektronikusan megkapott vagy papír alapú beérkező számlákat fel lehet tölteni a rendszerbe.
A számla feltöltése gomb segítségével csatolni lehet a beérkező számlát. OTPebiz-mobil applikáció segítségével akár be is lehet fényképezni az adott számlát. A partner adatokat itt is automatikusan kiadja a rendszer és nincsen más teendő, mint beállítani a teljesítési és a fizetési határidőt. A nettó és a bruttó összeg begépelése után már is elkészültünk a rögzítéssel. Az OTP-s vállalkozói bankszámláról ezek a számlák egy gombnyomással utalhatók. A számlák beállított fizetési határidejére az ebiz rendszer automatikusan értesítéseket fog küldeni, így biztosak lehetünk abban, hogy egy számla sem megy feledésbe.
