Az időt sokféleképpen lehet definiálni mind tudományos, mind szociális szempontból. Egy biztos, szeretnénk időnket megfelelő és tartalmas módon kihasználni, ezért legtöbbször úgy érezzük, kifogyunk belőle. Kicsúszik a kezünkből az idő, ahogy elvégzendő tevékenységeink is. Erre viszont van megoldás egy megfelelő időgazdálkodási terv kidolgozásával.
I. Gyűjtsük össze és írjuk le céljainkat!
„A cél, amelyet nem írtak le, kívánság marad, lendület nélküli álom. Ellenben, ha mérhetővé tettük, ezzel pontosan meg is határoztuk” – fogalmazta meg Brian Tracy. Rendeljünk a célokhoz feladatokat, amelyekkel elérhetjük őket. Pl. cél: tiszta otthon; feladatok: felmosás, porszívózás, stb.
II. Állítsunk fel prioritást az elvégzendő feladataink között!
Stephen R. Covey egyéni időtervezésre alkotott kétdimenziós modellje (fontosság és sürgősség) segíthet feladataink osztályozásában. Tevékenységeink fontosságát az határozza meg, mennyire visz közel a célok eléréséhez, a sürgősség pedig a tevékenységhez kapcsolódó határidőt jelenti.
1. Sürgős és fontos dolgok
Kritikus helyzetek, Égető problémák, Határidők
2. Nem sürgős, de fontos dolgok (ez a legfontosabb negyed sikeresség és céljaink beteljesítését tekintve)
Megelőzés, Kapcsolatépítés, Tervezés, Rekreáció, Új lehetőségek keresése, Önfejlesztés
3. Sürgős, de nem fontos dolgok
Közbejött dolgok kezelése (pl. szívesség másoknak), Küszöbön álló ügyek
4. Se nem sürgős és se nem fontos dolgok
Rutinfeladatok, Időtöltések, Jelentéktelenebb feladatok, Posták
Tűzzünk ki határidőket! A határidők segítenek hatékonyan dolgozni. A munkának megvan az a természete, hogy állandóan igyekszik kitölteni a rendelkezésre álló időt. Ha nem határozzuk meg előre, hogy mikor legyen vége egy munkánknak, tovább tart, mint szükséges lenne.
III. Tartsunk rendet környezetünkben, alakítsunk ki munkánkhoz kényelmes környezetet!
A rendetlenség gondolatainkban is káoszt fog okozni. Igényes otthoni vagy irodai környezet kialakításában segíthetnek a Pepco akciós újság oldalain fellelhető berendezési tárgyak is.
IV. Időrablók megkeresése és kiszűrése!
Időrablók személyes és környezeti okokból is adódhatnak. Ezeknek érdemes külön utána járni. Legfontosabb talán a halogatás, amit elsők között kell kiszűrnünk. Erre alkalmas például a kétperces szabály: ha két percnél kevesebb idő elvégezni valamit, akkor azt azonnal végezzük el!
A nemet mondás fontossága: elsősorban olyankor érdemes igent mondanunk egy feladatra, ha abban az erősségeinket használhatjuk, tehát jók vagyunk benne, és szívesen is végezzük. S inkább mondjunk nemet arra, ami gyengít bennünket, lefáraszt, frusztrál, aggodalommal tölt el.
V. Nézzünk pár további időtörvényt!
A béka törvénye: a NAGY BÉKA a legfontosabb feladat, amit leginkább hajlamosak vagyunk halogatni! A munkanap során először ezt a békát kell lenyelnünk – vagyis minden napot a legfontosabb feladattal kezdnünk -, és ha tudni fogjuk, hogy a legkellemetlenebb dolgon túl vagyunk, a nap többi része biztosan élvezetesebb lesz!
Laborit elv, vagyis a legkisebb erőfeszítés törvénye: kezdjük mindig a legkevésbé izgalmas, illetve legbonyolultabb feladatokkal!
Az elefánt törvénye: „Hogyan lehet megenni egy elefántot?” Válasz: „Falatonként!”
Feldaraboljuk a feladatot kisebb, áttekinthetőbb részfeladatokra, így sokkal kezelhetőbbé válik.
Az időmegmaradás törvényét is érdemes beépítenünk életünkbe.
1. Gyakoroljuk a kreatív halogatás szokását! Elsősorban csak az igazán fontos dolgokkal foglalkozzunk!
2. Takarítsuk el a káoszt az életünkből! Rendezzük el függő ügyeinket!
3. Dobjunk ki mindent, amire nincsen szükségünk! Csináljunk helyet az új dolgoknak!
A fordított naptár: dr. Neil Fiore koncepciója a halogatás és időpazarlás megszüntetésére. A legtöbb írás azt ajánlja, hogy először a munkánkkal kapcsolatos teendőket és időtartamokat ütemezzük be a naptárunkba, emiatt azonban úgy érezhetjük, hogy nem marad elég időnk a szórakozásra. Szóval meg kell fordítanunk a folyamatot és a szabadidőnk ütemezésével kezdeni! Ez biztonságot nyújt, és megerősíti bennünk, hogy tudunk majd kikapcsolódni és szórakozni munkánk mellett.
VI. Egészséges életmód.
Táplálkozzunk egészségesen! Mozogjunk! Szakítsunk időt a testmozgás általunk kedvelt formájára, hiszen fitten, egészségesen könnyebben végezzük feladatainkat.
VII. Alvás
Fontos, hogy kipihenten álljunk neki tevékenységeink elvégzésének, hiszen agyunk is jobban működik, így gyorsabban végzünk a munkával.
Ezek a tippek persze csak ízelítőt nyújtanak az Időgazdálkodás témaköréből. Ha mélyebbre ásnánk, nézzünk utána más forrásokból is, hogy a számunkra legmegfelelőbb instrukciókhoz jussunk!
